問題解決の基本サイクル06

常に問題点に気づくためには、
緊張感を持って
仕事に向かい合うことが大切です。
仕事に慣れたと思った瞬間から、
情報のアンテナは錆び始め、
感性は摩滅していき、
知的好奇心が薄れます。
昨日と同じ仕事をしていると、
いつの間にか取り残されます。

そうならないためには
日常的に自分を刺激して、
新しいものを積極的に採り入れて、
意識の新陳代謝を活発にすることです。
たとえば休日はゴロ寝と決め込まず、
たまには街に出かけてみることです。
街の風景は、
しばらくの間にガラリと変わります。

百貨店や商店街の店頭は、
季節によって陳列が変わります。
食品売場に足を踏み入れたら、
ビールの売場スペースが極端に減少し、
発泡酒が前面に
押し出されているのに気づきます。
精肉コーナーでは
牛肉が片隅に追いやられ、
豚肉がメインの売場に進出しています。

駅前の一等地に建てられた
ショッピングセンターが撤退し、
広い駐車場スペースの
コンビニエンスストアに
なっていたりします。
街の風景は時代の流れを反映し、
日々刻々と表情を変えていきます。
ウッカリしていると、
まったく知らない街になっています。

問題解決の基本サイクル05

首尾良く提案が受け入れられたら、
実現へ向けて
粉骨砕身努力することです。
そうは言っても提案は仮説ですから、
必ずしも実効性を得られる
保証はありません。
ときには自分の提案がうまくてかず、
他の人の提案が
効果を発揮することもあります。

そうしたときには
いつまでも自説にこだわらず、
組織全体の中での最善策を支持して、
全面的に協力することです。
セクショナリズムに縛られた言動は、
企画や提案から説得力を奪います。
組織の一員としての自覚を持ち、
フレキシブルに対応することです。

こうしたプレゼンテーション能力は、
企画を立てるときだけでなく、
会議や営業活動に応用が利きます。
どのような場面でも、
相手の合意を得るプロセスをわきまえ、
自分ひとりが浮き上がらないように配慮し、
会社という組織を動かすことが肝心です。

問題点を発見して改善するのは、
一度だけでは終わりません。
問題点を発見し、
解決への仮説を提示し、
仮説が合理的か検証し、
実際に行動に移した後には、
次の問題点が発見されます。

永久的なサイクルになっています。

問題解決の基本サイクル04

どうすれば相手に関心を抱かせて、
自分の意見に納得してくれるか、
シナリオを準備することです。
相手の性格や価値観を踏まえ、
ＹＥＳを導くステップを踏まなければ、
正しい意見でも
通らないのが世の中です。
どんな場所で話し合うかも
神経をつかいましょう。

自分の意見を伝えるのが目的でも、
際限なく話し合えるものでもありません。
タイムテーブルを設定し、
落としどころを見誤らないことです。
相手の態度や表情の変化を見逃さず、
退き際も心得ておかなければ、
二度と提案を聞いてもらえません。

実際のプレゼンテーションでは、
さまざまなツールを駆使しますが、
全員を集めて説明会を開くようなときは、
パソコンのプレゼンテーションツールで
ビジュアルな画像などを準備して、
視覚に訴えると効果的です。
プロジェクターまで使うことはないでしょう。

それよりも重要なのは
質疑応答です。
提案に対して乗り気なら、
間違いなく
さまざまな質問が飛び出します。
とくに数字に関する質問は、
細かい部分まで
答えられるようにしておかないと、
その時点で今までの苦労が
水の泡になります。

問題解決の基本サイクル03

そのうえで
問題解決の仮説を立て、
具体的な要件を列挙することです。
改善に対して
どれだけの期間を要するのか、
コストはどれだけ必要なのか、
改善を実現するのは誰なのか、
そうした一つひとつを説明し、
了解点を確認する作業です。

この段階で
プレゼンテーション能力を
発揮しなければ、
自分の意見や主張が
相手へうまく伝わりません。
プレゼンテーションは
発表とか上演を意味する言葉ですが、
企画のコンセプトを説明し
基本的な合意を得るものとして
使われています。

基本になるのは企画書や提案書です。
問題に対してどのようにしたいのか、
解決策を示した文書を提出することで、
お互いの議論の土壌が耕されます。
できるだけフォーマットを統一し、
１枚の中に必要事項を盛り込んだ
企画書や提案書を作成しましょう。

たくさんの資料やデータを添えて、
論文のようなレポートを
提出する人もいますが、
ハッキリ言って、
忙しい上司になるほど
目を通してくれません。
要点を箇条書きにして、
言いたいことが
すぐにわかるようにしたほうが、
相手を自分の土俵に
引き込みやすくなります。

問題解決の基本サイクル02

仕事ができない人は、
疑問を感じても急いで打ち消します。
仕事がやりにくいのは
能力が足りないからと考えて、
従来のやり方に合うように
自分を追い込んでいきます。
一生懸命に努力していることは認めますが、
問題は放置されたまま
次世代に引き継がれます。

これに対して仕事ができる人は、
疑問を深く掘り下げていきます。
どうすればもっとラクになるかを考えて、
合理的な方法を模索していきます。
他の人にも意見を求めて、
いろいろなアイデアを頭の中に描き、
まとまったところで
新しい方法を提案します。

ここですぐに採用されたら、
仕事に対する意欲も湧いてくるのですが、
たいていの場合は
上司からこともなく捻り潰されます。
そこで口をつぐむくらいなら、
最初から何も提案しないほうがマシです。
まず問題点が正しいかどうかを
捉え直しましょう。

問題を放置することで
会社にどのような
不利益をもたらすのか、
改善することで
組織として
どれだけの効果が期待できるのか、
そうした視点から
問題点を浮き彫りにして、
全体が共有できるテーマに
転換することです。
自分の都合は
後回しにしたほうが良いでしょう。

問題解決の基本サイクル01

さまざまな情報をコントロールするのは、
知的好奇心からではありません。
実際に仕事に活かさなければ、
情報は鮮度を保てず価値を失います。
目の前の壁を破るために、
情報は強力な武器のひとつです。
仕事で大切なのは、
それぞれの問題を解決することです。

上司から言われたことをやっているうちは、
仕事のおもしろさはわかりませんが、
自分で仕事を創り出すようになると、
おもしろさがわかる反面、
さまざまな問題にぶつかります。
逆に言えば、仕事の中から
問題を発見できるようにならなければ、
仕事のおもしろさも
わからないということです。
本気で仕事に向かい合うから、
問題点が見えてくるのです。

たとえば報告書が書きにくかったり、
他のセクションとの連絡が
うまくとれなかったり、
帳票類が読みづらく数字を誤ったり、
仕事をしていると
不便を感じることが少なくありません。
このときに疑問を感じるか否かが、
問題を発見できる人と
できない人の差になります。

情報の受け方、流し方07

ところが情報を受けとる側は、
そこをなかなか切り分けられないのです。
行楽日和というイメージを与えられると、
ドライブの準備を始めます。
洗濯物が乾くと聞けば、
明日は家中を片付けようと心に決めます。
ビジネス情報でも、まったく同じです。

そうなると情報を峻別するのは、
受けとる人の見識とわかります。
先ほどの天気予報でたとえれば、
ゴルフに行くと決めている人は、
晴れるか曇るか参考にしても、
ゴルフの予定は変更しません。
嵐の予報でも出れば、
中止するかもしれませんが……。

仕事にテーマを持って突き進んでいると、
通勤電車の中吊りのポスターに
気になる言葉があるだけで、
情報のアンテナが敏感に察知します。
他の人が見逃すような小さな変化でも、
問題意識の強い人には
充分な大きさのシグナルとして機能します。

こうした情報の特性をわきまえて、
どのように情報を活用すれば
効果的なのか、
受信する立場、
発信する立場それぞれに、
プロデュースすることが重要です。
受信するときには
情報の内容をできるだけ分解し、
発信するときには
情報の内容を包括的にデザインし、
自分の仕事に有利に展開するように、
情報を捉え直すことが肝心です。

情報の受け方、流し方06

たまに海外旅行など出かけると、
その間は映像も活字も届きませんから、
帰国したときには
浦島太郎になったような気分です。
それだけ
テレビや新聞など
マスメディアからの情報は、
私たちのものの見方考え方に
大きな影響を及ぼしているのでしょう。

だからといって情報の内容が、
客観的だと思い込んだら大間違いです。
いくつかの新聞を読み比べたり、
複数のテレビ局にチャンネルを回すと、
同じ事件に対する解釈が
微妙に異なるのに気づきます。
事実は事実として伝えても、そ
れに対する評価は違います。

新聞の一面を見れば、
このことはすぐにわかります。
各紙それぞれの主張で、
何をトップにするかを決めています。

実はここに情報の本質があるのです。
事実を事実として伝えるだけでなく、
それをどう読み込むかの解釈が、
常にセットになって伝えられます。

天気予報の番組で、
明日は晴れるという予測は
気象観測に基づいた事実です。
そこまではどのテレビ局でも同じです。
しかしその後に
「絶好の行楽日和」と続けるか、
「洗濯物がよく乾く」と続けるか、
これはあくまでもテレビ局による主観です。

情報の受け方、流し方05

誰に対して何を伝えたいのか、
できるだけ具体的に
テーマを絞り込むことです。
たとえばモバイルで
社内の営業マンに
在庫情報を発信するなら、
在庫の総数を伝えるだけでなく、
そのうち
出荷できる在庫数はどれだけなのか、
今後の入荷予定はどうなっているのか、
そこまでの情報を提供しなければ
実際には役立たないのです。

ＰＲ誌やフリーペーパーで
会社や商品の情報を提供するのも、
基本的には同じように考えれば良いのです。
自分が伝えたい内容を
一方的に押しつけるのではなく、
相手が知りたい情報を
相手が理解できるように書き換えて、
相手の言葉で表現することが大切です。

情報は電波と同じように、
際限なく飛び交っています。
貴重な情報もあれば、
取るに足らない情報もあります。
最新情報もあれば、
使い物にならない古い情報もあります。
どの情報を選び取り、
どの情報を捨て去るかの勝負です。

毎日眺めているテレビや新聞も、
私たちには大事な情報源です。
いつ何が起きたのか、
さまざまな情報を教えてくれます。
ＣＭや広告を見ているだけでも、
どこの会社が
どのような新商品を発売したのか、
居ながらにして
キャッチできますから便利です。

情報の受け方、流し方04

そうなると
コンピュータを無視して、
仕事を進めるわけにいかなくなります。
コンピュータと言っても、
最近はオペレートの簡単な
パソコンが主流になり、
一部の専門職を除き、
大型コンピュータは使われなくなっています。

今どきパソコンが苦手という人は
珍しくなっていますが、
そうした人たちに考えていただきたいのは、
ソロバンを使わずに
電卓を使っているのと同じということです。
今まで机の上で紙に書いていた作業を、
パソコンの画面の上で行うだけのことです。

パソコンを敬遠させている大きな原因に、
横文字ばかり多用されていることがあります。
ソフトを読み込ませるくらいの表現なら、
ベテランの人にも理解できるのに、
アプリケーションをインスツールすると言うから、
ややこしくて投げ出してしまうのです。

これは自分が情報を発信する際に、
充分に気をつけたいことです。
業界用語や専門用語を無前提に羅列して、
情報を受信する人に理解を求めても、
一方通行のコミュニケーションしか成り立ちません。
わかりやすい言葉に転換しなければ、
独り善がりで終わります。

仕事で情報を発信するのも、
日常茶飯事の作業となります。
メールやファックス、電話だけでなく、
手紙やＤＭで情報を
提供し続けなければ、
ビジネスの相手を
振り向かせることはできません。
情報を受けとるときに、
どのような情報を
高く評価するかを思い出し、
発信する情報の内容を吟味しなければ
レスポンスを期待できません。